Руководство пользователя по «Внутренние нормативные документы (ВНД)»

Руководство пользователя системы хранения файлов университета

Введение

Добро пожаловать в систему хранения файлов университета. Эта система предназначена для сотрудников вуза, чтобы хранить, скачивать и делиться номенклатурными документами, необходимыми для работы. В данном руководстве описаны основные функции системы и инструкции по ее использованию.

1. Вход в систему

1.1 Авторизация
1. Откройте веб-браузер и перейдите по адресу: https://hub.q.edu.kz/.
2. Введите ваш логин (ваш корпоративный email) и пароль, выданные ИТ-отделом.
3. Нажмите кнопку **»Войти»**.

*Примечание: Если вы забыли пароль, воспользуйтесь функцией восстановления пароля на странице входа.*

2. Основные функции системы

2.1 Главная панель
После входа в систему вы попадете на главную панель, которая содержит:
— Меню навигации (в левом или верхнем углу экрана).
— Разделы с файлами и документами, доступными для скачивания и редактирования.
— Личные документы и файлы, которые вы загружали.

2.2 Категории документов
Документы в системе хранятся по категориям для удобного поиска. Категории могут включать:
— **Учебные материалы** — лекции, презентации, методические пособия.
— **Административные документы** — приказы, распоряжения, внутренние регламенты.
— **Номенклатурные дела** — официальные документы и отчеты университета.

2.3 Поиск документов
Чтобы найти нужный документ:
1. Воспользуйтесь строкой поиска в верхней части экрана.
2. Введите ключевые слова (название документа, дату создания и т.д.).
3. Нажмите **»Поиск»** для отображения результатов.

2.4 Просмотр и скачивание документов
1. Для просмотра документа нажмите на его название.
2. Для скачивания нажмите на иконку **»Скачать»** рядом с названием файла.
3. Документ загрузится на ваше устройство в указанное вами место для сохранения.

3. Работа с файлами

3.1 Загрузка документов
Для того чтобы загрузить новый файл в систему:
1. Перейдите в соответствующую категорию документов.
2. Нажмите кнопку **»Загрузить файл»**.
3. Выберите файл на вашем устройстве и нажмите **»Открыть»**.
4. Укажите название документа, категорию и, при необходимости, добавьте описание.
5. Нажмите **»Загрузить»**.

3.2 Совместное использование файлов
Для того чтобы поделиться документом с коллегами:
1. Нажмите на иконку **»Поделиться»** рядом с документом.
2. Введите email коллеги или выберите из списка пользователей системы.
3. Нажмите **»Отправить»**. Коллега получит уведомление о доступе к файлу.

3.3 Редактирование и обновление файлов
1. Чтобы отредактировать загруженный вами документ, нажмите на его название, а затем выберите опцию **»Редактировать»**.
2. Внесите необходимые изменения в документ и нажмите **»Сохранить изменения»**.
3. Чтобы обновить версию документа, загрузите новую версию через кнопку **»Заменить файл»**.

4. Управление доступом

4.1 Назначение прав доступа
Каждый документ может иметь определенные права доступа:
— **Только для чтения** — пользователи могут только просматривать документ.
— **Редактирование** — пользователи могут вносить изменения в документ.
— **Удаление** — доступ к удалению файлов имеют только администраторы и создатели документа.

Для изменения прав доступа:
1. Откройте документ и выберите опцию **»Управление доступом»**.
2. Установите нужные права для каждого пользователя или группы пользователей.
3. Нажмите **»Сохранить»**.

5. Безопасность данных

5.1 Резервное копирование
Все документы в системе хранятся с регулярным резервным копированием, чтобы предотвратить потерю данных.

5.2 Шифрование
Файлы, загруженные в систему, шифруются для защиты от несанкционированного доступа. Вся информация передается по защищенному соединению (SSL).

5.3 Роли пользователей
— **Администраторы** — имеют полный доступ ко всем функциям системы, включая управление правами доступа и резервными копиями.
— **Преподаватели и сотрудники** — могут загружать, просматривать и делиться файлами в рамках своих прав доступа.

6. Техническая поддержка

Если у вас возникли вопросы или проблемы с использованием системы:
— Свяжитесь с ИТ-отделом по адресу: it@q.edu.kz.
— Позвоните на горячую линию: +7 727 225 59 99 в-318.
— Ознакомьтесь с разделом часто задаваемых вопросов (FAQ) в системе.

—

Надеемся, что данное руководство поможет вам легко и эффективно пользоваться системой хранения файлов университета.